Transformando obstáculos e incômodos
do cotidiano em combustível para
melhoria contínua e inovação
Toda organização possui milhares de oportunidades de melhoria escondidas no cotidiano dos colaboradores.
Improvit é uma plataforma de Melhoria Contínua Colaborativa, criada para transformar as dificuldades, gargalos e obstáculos cotidianos dos colaboradores em conhecimento que gera otimização, melhoria de clima organizacional, inovação e produtividade.
Diferente de plataformas de ideação ou murais de sugestões, o foco do Improvit é mapear e compreender a fundo os desafios que a equipe enfrenta no cotidiano, os problemas reais, obstáculos e incômodos do dia a dia dos colaboradores, antes de buscar soluções.
Improvit é um App, e ele faz coisas que pesquisas não conseguem fazer. Uma pesquisa acontece de tempos em tempos, em um momento escolhido pela organização e dentro de um conjunto de perguntas previamente definido. O App está disponível quando e onde as dificuldades aparecem, permitindo que o colaborador registre sua percepção enquanto o problema ainda está fresco, nos seus próprios termos.
As pessoas podem registrar livremente o que aconteceu e, a partir daí, interagir, complementar e receber feedbacks imediatamente. Essa dinâmica transforma um registro isolado em uma conversa sobre o problema, ajudando a revelar suas diferentes percepções, causas e impactos.
“Começar pela sugestão pode nos levar diretamente para uma solução sem antes compreendermos completamente o problema. Além disso, embora pedir sugestões pareça uma forma natural de envolver a equipe, sugerir exige imaginar e propor uma solução, algo que nem todos se sentem à vontade ou preparados para fazer. Já falar sobre uma dificuldade vivida no dia a dia é muito mais fácil. As pessoas sabem o que as incomoda, onde perdem tempo, onde encontram obstáculos e o que poderia funcionar melhor.”
Improvit tem o papel de estruturar o processo de descoberta, análise, classificação, priorização e seleção de desafios corporativos, que posteriormente servirão como insumos para iniciativas de inovação, melhoria de processos e clima. Além disso, a plataforma traz à luz uma grande quantidade de desafios enfrentados pela equipe que usualmente não chegam até a gestão.
“É comum ouvir isso de quem está à frente da operação. Mas será que a gestão conhece realmente todos os problemas? Novos obstáculos e dificuldades surgem todos os dias, mas a maior parte deles nunca chega à chefia. São contornados pela própria equipe, acumulam-se silenciosamente, e só aparecem quando já se transformaram em um incêndio.
Além disso, problemas são percepções, o que é irrelevante para uma pessoa pode ser um obstáculo importante para outra. Por isso, ouvir permanentemente quem vive o processo é fundamental para revelar o que normalmente permanece invisível.”
Esse tipo de projeto interno de inovação e melhoria possui características diferentes da inovação externa voltada ao mercado, produtos ou geração de receita, pois apresenta:
- Menor risco
- Custos reduzidos
- Ciclos menores de implantação
- Maior capacidade de experimentação
- Resultados mais rápidos
- Maior potencial de participação e engajamento da equipe
Enquanto a inovação externa depende de clientes e do mercado, a melhoria interna pode atuar diretamente sobre desperdícios, gargalos, retrabalho, lentidão, comunicação, ambiente e recursos.
Separando o joio do trigo
O objetivo é separar reclamações e queixas genéricas de dificuldades reais, transformando problemas operacionais difusos em desafios bem definidos, compreendidos coletivamente e organizados de forma estruturada.
Isso não apenas nos permite focar os nossos recursos nos desafios que mais atrapalham a produtividade e mais geram insatisfação, como traz a equipe para o centro do processo.
Ao capturar e organizar os desafios reais das organizações, o sistema começa a construir uma base contínua de inteligência operacional.
“Abrir um canal para que as pessoas falem sobre suas dificuldades pode facilmente transformá-lo em um “Muro das Lamentações”. No Improvit, a IA atua desde o primeiro momento para evitar que isso aconteça. As contribuições são analisadas e orientadas para que se transformem em desafios claros, objetivos e úteis para a melhoria.
A metodologia da Análise Espiral ajuda a ir além da descrição inicial, explorando o que está por trás do problema, suas causas, consequências, pessoas afetadas e impactos. O objetivo é entender o que está acontecendo, e por que aquilo merece atenção.
A própria organização pode definir os tipos de desafios que fazem sentido para cada área, como coisas que geram lentidão, retrabalho ou custos; que prejudicam o trabalho em equipe; que afetam a qualidade, a produtividade ou o clima, etc. Gestores também podem restringir os temas de interesse de seus departamentos, tornando a participação mais focada e relevante. E tudo isso baseado nas “regras de ouro”: não identificar pessoas ou áreas, evitar linguagem ofensiva, depreciativa ou acusatória, e ser construtivo.
Assim, Improvit cria um ambiente construtivo em que as pessoas podem falar livremente sobre suas dificuldades, e o resultado são desafios estruturados que a organização pode compreender, comparar e priorizar.“
A plataforma foi criada a partir de uma arquitetura pensada especificamente para transformar problemas em ativos estratégicos:
- Arquitetura de App Mobile PWA, permitindo que desafios sejam registrados onde e quando ocorrerem, e evitando problemas de segurança e a necessidade de baixar o software;
- Um canal aberto que evita o formato de questionários e pesquisas, deixando que os colaboradores registrem o que acham relevante, e não o que nossas perguntas permitem responder;
- Desafios debatidos e analisados coletivamente usando a metodologia da Análise Espiral (causas, sintomas, efeitos, impactados), garantindo que apenas desafios claros e bem formulados sigam adiante;
- Regras de colaboração definidas de forma descentralizada pelos gestores, evitando que a base de desafios se torne um “Muro das Lamentações”;
- Uso de Inteligência Artificial para garantir que apenas desafios que obedeçam às regras e sejam colocados de forma construtiva entrem no ciclo de análise e debate, evitando a necessidade de moderação sem fazer juízo de valor nem perder o engajamento;
- Módulo offline, que permite a equipes de campo desconectadas o registro de desafios;
- Gravação de vídeos para detalhar e complementar os desafios;
- Classificação e ranqueamento de desafios com base nos seus impactos, no número de pessoas afetadas e nos processos nos quais eles interferem;
- Anonimato na colaboração viabilizada pelo filtro de IA, deixando a equipe mais confortável em debater as dificuldades e obstáculos;
- Gamificação para maximizar o engajamento.
“Improvit faz mais do que olhar para cada desafio isoladamente. Em uma organização, os problemas raramente estão desconectados. Um desafio pode ser causa de outro, diferentes desafios podem ter uma mesma causa e vários deles podem contribuir para uma mesma consequência.
Os desafios e obstáculos de uma empresa estão encadeados e conectados. Quando conseguimos enxergar essas relações, podemos entender melhor o impacto de cada problema, identificar os fatores que estão por trás de vários deles e descobrir quais desafios precisam ser enfrentados primeiro.
O módulo Causa Raiz permite conectar desafios, causas e consequências, combinando a percepção e a experiência das pessoas com Inteligência Artificial. Assim, o que inicialmente parece uma coleção de problemas isolados pode revelar um mapa das oportunidades de melhoria da organização.”
Os desafios registrados no Improvit não ficam restritos a uma lista de problemas da operação. Como parte da plataforma Phercept, eles podem ser relacionados a diferentes dimensões da organização, permitindo enxergar como as dificuldades percebidas pelas pessoas se refletem em indicadores importantes.
É possível analisar suas conexões com clima organizacional, produtividade e satisfação dos clientes, identificando onde os problemas do dia a dia podem estar produzindo impactos mais amplos.
Essa integração também permite ir além da percepção qualitativa e fazer análises quantitativas, estabelecendo métricas e metas claras para acompanhar a evolução dos desafios e os resultados das ações de melhoria.
Assim, o Improvit ajuda a conectar o que as pessoas percebem, o que a organização mede e o que precisa ser melhorado, criando uma visão mais objetiva para decidir onde agir e avaliar os resultados.
Toda organização possui milhares de oportunidades de melhoria escondidas no cotidiano de quem executa o trabalho. Entre em contato para descobrir como Improvit pode ajudar a sua empresa a transformar esse conhecimento distribuído em inteligência organizacional.
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Converse conosco para entender melhor como a Phercept pode apoiá-lo nesse desafio.